eSocial – novo modelo de prestar informações trabalhista ao governo

A fim de facilitar a prestação de informações dos empregadores e o recebimento das mesmas pelo Governo, foi instituído o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), através do decreto nº 8373/2014. Tal plataforma funciona como um espaço eletrônico para reunir todas as informações referentes às obrigações fiscais das empresas, previdenciárias e trabalhistas.

Todos os dados atualizados em relação às informações trabalhistas dos empregados, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, entre outros. Além das escriturações fiscais e informações sobre o FGTS, agora podem ser acessados em um único local pelo Governo.

Documentos como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), agora estão unificados no sistema, evitando assim a duplicata de prestações e dados inconsistentes e desatualizados.

O principal motivo para a criação do eSocial se deu pela falta de declaração de informações pelas empresas e a burocracia segmentada dessa declaração, que acabava resultando em dados inconsistentes, confusões na hora de declarar, dificuldade para cumprir prazos, entre outros problemas recorrentes, que cercavam tanto o empresário como o próprio Governo.

No começo da instituição do programa em 2014, a implementação do mesmo pelas empresas era opcional, como forma de teste. Após isso, independentemente do valor de faturamento anual da empresa, todas tiveram que começar a implementar, obrigatoriamente, o eSocial em suas rotinas, o que vem obrigando o setor de Departamento Pessoal (DP) a se reinventar.

O prazo inicial para todas as empresas era 1º de julho de 2018. Porém, devido à dificuldade em começar esse novo modo de prestação e cumprir os prazos estabelecidos para cada tipo de empresa, o prazo limite foi estendido para julho deste ano, 2019. Até o próximo mês, todas as empresas públicas e privadas do país farão a prestação de contas trabalhistas e fiscais diretamente pela plataforma.

Abre-se uma exceção nessa obrigatoriedade, para os Microempreendedores Individuais (MEIs), que não possuem empregados. Estes poderão continuar a declarar pelo portal do Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional (SIMEI).

Benefícios

A tendência da maioria dos trâmites burocráticos é a digitalização e unificação das informações. Esse novo modelo de trabalho do DP, agiliza a vida dos empresários, poupa tempo e, consequentemente, dinheiro. É o caso do eSocial.

Para as empresas, a não declaração das informações trabalhistas dos funcionários, fiscais e previdenciárias, pode resultar em sérios problemas. São muitos detalhes, como por exemplo, prazos, o que deve conter cada documento, como declarar, entre outros, que podem ser esquecidos pelo departamento pessoal.

Agora, com a plataforma, é possível repassar esses dados de maneira eletrônica, ter acesso aos prazos e obrigações declaratórias da sua empresa e inserir todas elas em um só lugar, poupando tempo e permitindo um cumprimento mais correto das obrigações legais.

Já para o Governo, a união dessas declarações também facilita a análise das mesmas e sua administração, evitando cobranças de multas indevidas e confusões desnecessárias. Ou seja, ambos os lados saem ganhando.

Apesar de ser uma facilidade, muitas empresas ainda estão encontrando dificuldades para incorporar-se ao sistema, uma vez que sua administração era muito analógica. Já as que se utilizavam de um Sistema de Gestão Empresarial (ERP), estão passando por essa transição mais facilmente. É importante não deixar a implementação para a última hora, já que é obrigatória.